header-logo

Kunstmatige intelligentie gedreven marketing communicatie

Vrijwaring: de onderstaande tekst is automatisch vertaald vanuit een andere taal met behulp van een vertaaltool van derden.


De jacht op vrije kamers op kantoor: Een gemakkelijk te verhelpen rem op de productiviteit van werknemers

Aug 9, 2022 5:58 AM ET

Als je team op een vergaderlocatie aankomt, wordt het getroffen door het feit dat er geen vergaderzalen beschikbaar zijn. Ze zoeken de hele verdieping af, gaan dan naar de volgende verdieping, en daar is eindelijk een kamer vrij! Maar deze biedt slechts plaats aan vier deelnemers… slechts de helft van het team. Blijkbaar heeft de software voor het plannen van kamers een fout gemaakt met de spreadsheet. Na meer dan 45 minuten zoeken houdt het team het voor gezien – en wordt de sessie op een andere datum gepland.

Meer dan alleen verspilde moeite

Hoe vaak hebben professionals met soortgelijke situaties te maken gehad? Denk eens aan het bovenstaande scenario: Zelfs in de veronderstelling dat het team van 8 personen één uur naar kantoorruimte heeft gezocht, is er acht uur potentieel productieve tijd verloren gegaan. Een hele dag productiviteit verspild door een handmatig bediende spreadsheet. Het is duidelijk dat zelfs in dit hypothetische geval er meer tijd verloren gaat dan een uur per werknemer:

– reistijd van/naar de thuisbasis en vergaderlocaties

– Zoeken naar parkeerruimte

– Aanmelden en valideren van hun aankomst

Een volledig uitgeruste room scheduler software, met intelligente functionaliteit en geavanceerde plannings- en communicatiemogelijkheden, had veel van die verloren uren kunnen terugwinnen. Tijdverspilling is echter maar één factor van de vergelijking. De mislukte jacht op werkruimte resulteert in meer dan onproductieve tijd:

– Het team kan het nemen van cruciale beslissingen uitstellen, die gepland waren voor de nu verschoven sessie

– Presentatie decks, statistieken, briefing papers, en ander vergader materiaal worden “oudbakken”. Teamleden moeten ze nu herzien en aanpassen voor de volgende sessie

– Er is extra communicatie en coördinatie nodig om ervoor te zorgen dat de nieuwe datum, tijd, en locatie, past in de agenda van elke deelnemer – een nachtmerrie taak voor de meeste organisatoren van vergaderingen!

Terwijl deze tegenvallers, te wijten aan het niet gebruiken van een feature-rijke room scheduling software, betekent dat er extra – vaak vermijdbare – tijd wordt besteed, maar het betekent ook extra frustratie, stress en niet-productieve cycli. Als je de kosten van die niet-productieve cycli bij elkaar optelt, zijn de werkelijke kosten van de jacht op leegstaande werkruimte meer dan alleen het uurloon van een werknemer.

Efficiëntie in Ruimteregeling brengen

Voor organisaties die een gedeelde werkruimte implementeren, heeft het geen zin om te vertrouwen op papieren reserveringsprocessen of handmatig bijgewerkte spreadsheet-roosters. Dat komt omdat deze “systemen” niet zijn geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals e-mailsoftware, personeelsagenda’s en de kernnetwerkinfrastructuur van de organisatie. De geïntegreerde oplossingen van vandaag doen meer dan alleen een kamer boeken. Ze doen ook:

– Kantoorfaciliteiten en -apparatuur bijhouden

– Controleer kamergebruik en tijdsduur

– Monitor teamleden faciliteit reserveringen

– Genereer gedetailleerde rapporten voor nauwkeurige controle en interne record zekerheid

bureau1

Een ander uniek kenmerk van high-end bedrijfsplanningssystemen is dat ze mobiel toegankelijk zijn. Dus, hoe helpt dat bij de jacht op leegstaande kantoorruimte? In het hypothetische scenario dat we eerder bespraken, kunnen we nagaan hoe mobiele softwareruimteplanning een paar uur tijd van de werknemer had kunnen besparen.

Op het moment dat de host van de vergadering ontdekt dat er een probleem is met de vergaderruimte, kan hij/zij een elektronische update versturen – direct! – naar alle deelnemers over de wijziging van de plannen. Deelnemers die hun huis/kantoor nog niet hadden verlaten om naar de vergaderlocatie te gaan, zouden onmiddellijk hun eigen dag verzetten, en die tijd productiever gebruiken. Kan een papieren of spreadsheet-gebaseerde planner evenaren dat? Absoluut niet!

Contactgegevens:

(877) 253-2356
(847) 359-3990
sales@DeskFlex.com
Tags:   United States, Wire