Hoe e-mailarchivering de cyberbeveiligingspraktijken verbetert

Emailarchivering wordt snel een onmisbare tool voor organisaties die het hoogste niveau van cyberbeveiliging willen handhaven.

Door e-mails in een veilig digitaal archief te bewaren, kunnen organisaties hun waardevolle gegevens beter beschermen en de risico\’s van cybercriminelen beperken.

Laten we onderzoeken waarom e-mailarchivering cruciaal is voor het handhaven van optimale cyberbeveiligingspraktijken.

De grondbeginselen van e-mailarchivering

Emailarchivering is het proces waarbij e-mails worden opgeslagen in een veilig digitaal archief voor toekomstig gebruik. Gearchiveerde e-mails worden voor onbepaalde tijd bewaard, waardoor ze op elk moment kunnen worden ingezien.

Dit kan organisaties helpen om georganiseerd te blijven en te voldoen aan wettelijke eisen, terwijl het ook een waardevol hulpmiddel is voor het onderzoeken van potentiële beveiligingsrisico\’s of datalekken. Bovendien vermindert het het risico van gegevensverlies door hardwarefouten of gebruikersfouten.

Emailarchivering wordt steeds belangrijker voor bedrijven omdat e-mail vaak wordt gebruikt als informele documentatie en soms zelfs als juridisch verslag van gesprekken. Door e-mails te archiveren krijgen bedrijven de beschikking over een veilige opslagplaats voor belangrijke informatie. Op deze manier zijn bedrijven beter voorbereid om te reageren op vragen van klanten of te voldoen aan wettelijke eisen.

Verder helpt e-mailarchivering bij het volgen van berichten, doorzoekbaarheid, back-upprocessen, beveiligingsbeleid en serverprestaties.

Verbeterde beveiliging en naleving

Als het gaat om cyberbeveiliging, biedt e-mailarchivering een extra beschermingslaag tegen inbraken en pogingen tot onbevoegde toegang. Het zorgt er ook voor dat e-mails veilig en versleuteld worden opgeslagen, waardoor ze minder kwetsbaar zijn voor manipulatie of diefstal door kwaadwillenden.

Met e-mailarchivering kunnen organisaties bovendien gemakkelijker voldoen aan voorschriften zoals:

• HIPAA: De Health Insurance Portability and Accountability Act is een federale wet die de privacy van gezondheidsinformatie van patiënten beschermt.
• GDPR: De Algemene Verordening Gegevensbescherming is een wet van de Europese Unie die de omgang met persoonsgegevens door bedrijven regelt.

• FISMA: De Federal Information Security Management Act is een Amerikaanse. wet die vereist dat federale agentschappen beveiligingscontroles uitvoeren om hun informatiesystemen te beschermen.

• SOX: De Sarbanes-Oxley Act is een Amerikaanse wet die financiële verslaglegging oplegt.Amerikaanse wet die eisen stelt aan financiële verslaglegging en corporate governance voor overheidsbedrijven.

• FINRA\’s Rule 17a-4(f): FINRA Rule 17a-4(f) vereist dat makelaar-handelaars gegevens over elektronische communicatie in een toegankelijk formaat bijhouden.

Verbeterde zoekmogelijkheden

Het hebben van een gearchiveerde kopie van elke verzonden of ontvangen e-mail maakt het ook gemakkelijker om informatie te vinden wanneer dat nodig is.

Met geavanceerde zoekmogelijkheden zoals trefwoord indexering en tagging, kunnen gebruikers snel specifieke berichten vinden zonder handmatig door hun inbox of archief te scrollen.

Omdat e-mails worden opgeslagen in een geïndexeerde database in plaats van individuele bestanden op de harde schijf van een computer, kunt u ze op afstand benaderen met een internetverbinding, waardoor samenwerking eenvoudig en efficiënt is!

Establish Proper Email Archiving Practices

Stel elke week tijd in om e-mails door te nemen en ze in specifieke mappen te stoppen om een georganiseerde inbox te behouden.

Ook een duidelijke naamgeving van gearchiveerde mappen helpt om e-mails snel terug te vinden. Als e-mails gevoelige gegevens of informatie bevatten, moeten ze veilig worden opgeslagen met de juiste back-upmaatregelen.

Het instellen van efficiënte e-mailarchiveringspraktijken bespaart tijd en helpt uw inbox op de lange termijn opgeruimd te houden.

Bottom Line

Hoewel e-mailarchivering een vervelende extra stap lijkt in uw cyberbeveiligingspraktijken, is het een waardevol hulpmiddel dat uw organisatie kan beschermen tegen datalekken, wettelijke aansprakelijkheid en meer.

Door alle e-mails op de juiste wijze te archiveren, kunt u er zeker van zijn dat de communicatie binnen uw organisatie veilig is.